Envoi des factures par mail

Permet d'envoyer le pdf des factures (et des pièces jointes) par mail, ou d'envoyer les factures sur le portail Oslo ou d'envoyer les factures sur le portail DPII. 

Pour envoyer une facture en pièce jointe d’un mail, il faut :

  • Ne pas cocher « Envoi des factures par mail »  dans la configuration progib en Paramètres dématérialisation client.
  • Avoir un profil FAC avec un email expéditeur de renseigner dans la configuration progib en Paramètres Email  
  • les factures doivent être validées (intégrées en comptabilité).


Pour envoyer une facture à télécharger, il faut :

  • Ne pas cocher « Envoi des factures par mail » en Paramètres dématérialisation client (Progib – Administration Configuration – Paramètres de l’application – Paramètres dématérialisation client).
  • Avoir un profil FAC en paramètres Email avec un email expéditeur de renseigner (Progib – Administration Configuration – Paramètres de l’application – Paramètres Email).
  • Saisir le nom de l’Entreprise sur le champs « Compte facture par mail » en Paramètres saisie facture (Progib – Administration Configuration – Paramètres de l’application – Paramètres saisie facture). 
  • Avoir un texte mail facture client avec l’élément @document@. La syntaxe @document@ permet d’afficher le lien de la facture à télécharger sur le mail envoyé.
  • les factures doivent être validées (intégrées en comptabilité).


Pour envoyer une facture sur le portail Oslo, il faut :

  • Avoir un profil FAC avec un email expéditeur de renseigner dans la configuration progib en Paramètres Email.  
  • Avoir un texte mail facture client avec les éléments @document@ et @URL@. 
    La synthaxe @document@ permet d’afficher le lien de la facture à télécharger sur le mail envoyé et la synthaxe @URL@ permet d’afficher le lien pour accéder au portail Oslo.
  • Les factures doivent être validées (intégrées en comptabilité).


Pour envoyer une facture sur le portail DPII, il faut :

  • Avoir un profil FAC avec un email expéditeur de renseigner dans la configuration progib en Paramètres Email.  
  • Pas besoin de créer de texte mail. C’est DPII qui se charge d’envoyer le mail.
  • Les factures doivent être validées (intégrées en comptabilité).


Type pièce

Type de pièce (Facture, avoir ou proforma).

Etb

Code établissement rattaché à la pièce.

N° Pièce

Numéro de la facture ou de l'avoir.

Date

Date de la pièce.

Etat

Etat de la pièce. 
L'état peut être « A envoyer », « Expéditeur non défini », « Destinataire non défini », « Envoi effectué » ou « Réceptionné ». 

S'il s'affiche l'état « Expéditeur non défini », il convient de vérifier qu'il existe bien un profil intitulé FAC avec un email expéditeur de renseigner dans la configuration progib en Paramètres Email.  

S'il s'affiche l'état « Destinataire non défini », il convient de vérifier qu'il y a bien un contact client contenant une adresse mail dont le code commence par facmail. Pour les factures de contrat il est possible de définir une adresse mail différente. Dans ce cas il faut avoir un contact client dont le code est identifique à la référence du contrat.

 
Destinataires

Adresses mail auxquelles la facture sera envoyée. 

PDF généré

Case cochée automatiquement indiquant que le PDF de la facture a bien été généré dans les documents. 

Document

Nombre de documents supplémentaires à envoyer en même temps que la facture.

Il s'agit des pièces jointes ajoutées dans les doucments de la facture et qui ont été cochées « Mail facture ». 

Client  / Nom client

Code et nom du client attaché à la pièce.

Erreur

Description de l'erreur.

Date génération

Date génération du PDF de la pièce.

Date traitement

Date d'envoi de la facture par mail. 

Date réception

Date reception de la pièce (ne fonctionne pas pour l'envoi des factures en pièce jointe d'un mail).

Expéditeur

Adresse mail de l'expéditeur de la pièce.

Cet expéditeur se renseigne sur le profil FAC dans la configuration progib en Paramètres Email.

Les filtres

[Envoi] : Case à cocher permettant d'afficher les pièces à envoyer.

[Erreur] : Case à cocher permettant d'afficher les pièces en erreur.

[Envoyé] : Case à cocher permettant d'afficher les pièces en envoyées.

[Receptionné] : Case à cocher permettant d'afficher les pièces receptionnées (ne fonctionne pas pour l'envoi des factures en pièce jointe d'un mail).

[Non géré] : Case à cocher permettant d'afficher les pièces exclues de l'envoi mail (états « Exclure » et « Destinataire non défini »).

[Chorus] : Case à cocher permettant d'afficher les pièces à envoyer envoyées via le module Chorus (état « Chorus »). Ces pièces ne peuvent pas être traités dans ce module.


Le menu « Utilitaires »

[Test envoi mail] : Permet de tester l'envoi mail d'une pièce.

[Forcer envoi mail] : Permet d'envoyer la pièce même s'il y a une erreur.

[Exclure] : Permet désactiver l'envoi mail d'une pièce. Celle-ci se retrouve alors avec état « Exclure ».


Les boutons
Le passage de la souris sur un bouton indique son nom et le raccourci clavier associé.

[Première fiche] : Permet de se positionner sur la 1ère pièce de la liste.

[Shift F2 - Fiche précédente] : Permet de se positionner sur la précédente pièce.

[F2 - Fiche suivante] : Permet de se positionner sur la pièce suivante.

[Envoyer] : Permet d'envoyer la pièce.

[Fiche client] : Permet d'accéder à la fiche du client affecté à la pièce.

[Contact] : Permet d'accéder aux contacts du client affecté à la pièce.

[Afficher facture] : Permet d'afficher l'édition de la facture.

[Documents] : Permet d'afficher les documents de la factures.

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