Fiche commande

Permet la gestion de l'en-tête d'une commande fournisseurs.

Des contrôles sur les accès et sur la gestion des commandes fournisseurs peuvent être mis en place en configuration Progib. La possibilité de passer une commande chez un fournisseur est subordonnée au code qualité du fournisseur.

Commande n°

Numéro de la commande fournisseur. La numérotation des commandes fournisseurs dépend de l'attribution des compteurs définis en configuration Progib.

L'état de la commande est affiché en regard de son numéro :

    • En cours : Commande en cours non validée, l'autorisation de validation étant définie en configuration Progib,
    • A signer : Commande nécessitant une signature selon son montant avant de pouvoir être validée (défini en configuration Progib),
    • A valider : Commande mémorisée ne nécessitant pas, ou ne nécessitant plus de signature selon son montant, mais non encore validée,
    • Validée : Commande validée,
    • Livraison : Commande validée ayant reçu une partie des livraisons,
    • Terminée : Commande validée et livrée en totalité ou rapprochée en totalité de factures fournisseur validées.

Devis

Le devis ayant éventuellement servi à constituer la commande est affiché le cas échéant.

Date

Date de la commande.

Fournisseur

Code du fournisseur destinataire de la commande. En vis-à-vis du code est affiché le code qualité du fournisseur s'il est renseigné dans sa fiche. Sont également affichés les nom et adresse du fournisseur. Si on accède à la fiche fournisseur par le zoom, puis aux adresses par le bouton approprié, il est alors possible de renvoyer une adresse choisie dans cette zone. Si on tape « - » suivi du début du nom du fournisseur et [F8] (bouton loupe), alors la recherche des fournisseurs est lancée sur les noms fournisseurs débutant par les caractères saisis.

Chantier

Code du chantier et du sous-chantier éventuel concernés par la commande fournisseur. L'intitulé du chantier est affiché en regard du code. Est également affichée l'adresse du chantier. Ces champs n'apparaîssent que dans le cas d'une affectation « Chantier » ou si la commande n'est pas multi-chantiers. Dans ce dernier cas, les codes chantiers sont mentionnés ligne à ligne dans le détail de la commande.

Client

Code du client concerné par la commande fournisseur. Ce champ n'apparaît que dans le cas d'une affectation « Client ». Le nom du client est affiché en regard du code. Est également affichée l'adresse du client.

Dépôt

Code du dépôt concerné par la commande fournisseur. L'intitulé du dépôt apparaît en regard du code.

Remarque : L'affectation d'une commande fournisseur peut concerner :

  • Un chantier,
  • Le stock (lorsque cette option de Progib est activée),
  • Un client,
  • Multiple : les 3 affectations précédentes combinées (dans le détail des lignes de la commande),
  • Aucune : aucune des 3 affectations précédentes (demande interne par exemple),

Adresse livraison

Type de lieu de livraison prévue :

    • Etabl. : Etablissement,
    • Dépôt : Dépôt,
    • Chantier : Une des adresses du chantier. Le champ en vis-à-vis correspond au code adresse associé au chantier. S'il reste vierge, l'adresse principale du chantier est sélectionnée. Ce champ n'est affiché que si la commande fournisseur concerne un chantier,
    • Autre : Autre adresse saisie manuellement lors de la conception de la commande fournisseur.

L'adresse de la livraison correspondant au lieu de livraison choisi est affichée.

Référence

Zone de commentaire libre.

Type port

Code du type de port. L'intitulé du type de port est affiché en regard du code.

Mode livraison

Code du mode de livraison. L'intitulé du mode livraison est affiché en regard du code.

Le mode de livraison « CNT » est réservé à une gestion de commande d'abonnement. Ainsi, lorsqu'on saisit CNT et qu'on clique ensuite sur le bouton « Saisir la livraison », Progib™ propose alors de générer autant de bons de livraisons que la quantité indiquée sur la première ligne de détail de la commande. Si cette quantité est 12 par exemple, 12 bons de livraisons seront générés avec pour montant le 1/12ème du total de la commande. Il ne restera plus qu'à rapprocher, chaque mois, la facture parvenant pour l'échéance mensuelle du bon de livraison concerné.

Délai jours

Délai, exprimé en jours, provenant éventuellement automatiquement du mode de livraison et s'ajoutant à la date de la commande pour calculer une date de livraison souhaitée. Cette dernière est ensuite modifiable.

Semaine

Numéro de semaine pour la livraison.

Date

Date de livraison de l'en-tête de la commande fournisseur (peut être contredite ligne à ligne dans le détail de la commande).

Code nature

Code nature de la commande fournisseur. L'emploi de l'axe nature en approvisionnement est soumis au paramétrage effectué en configuration Progib. L'intitulé de la nature est affiché en regard du code. Il peut être contredit ligne à ligne dans le détail de la commande.

Devis N°

Il est possible d'associer directement dans l'entête de la commande, un numéro de devis ce qui permettra dans le détail de la commande de réaliser le pointage éventuellement.

N° Intervention

Le cas échéant, indiquer le numéro de l'intervention concernée par la commande. Sur la fiche d'intervention, il est également possible de consulter toutes les commandes liées. Ces possibilités ne sont exploitables que si le module optionnel de Progib « Maintenance/sav » est activé.

Mode règlement

Mode de règlement. L'intitulé du mode de règlement est affiché en regard du code.

Code tva

Code tva par défaut à utiliser pour chaque ligne de la commande en cas d'absence de code tva en fiche article. Le code tva par défaut provient de la fiche dossier ou du code traitement facturation affecté au fournisseur. L'association de ce code de tva et du régime tva présent en fiche fournisseur détermine le taux. 

AR Demandé

La case est cochée si un accusé réception a été demandé au fournisseur au moment de la validation de la commande.

AR Reçu

La case est cochée si l'accusé réception a été réçu. La date de récéption sera indiquée ainsi que le numéro de l'AR. La validaiton s'effectue par le menu consacré à cet effet.

Utilisateur / Le

Utilisateur ayant réalisé la commande fournisseur. Date et heure de la réalisation.

Modifiée par / Le

Dernier utilisateur ayant modifié la commande fournisseur. Date et heure de la dernière modification.

Validée par / Le

Utilisateur ayant validé la commande fournisseur. Date et heure de la validation.

Signée par / Le

Dernier signataire ayant signé la commande fournisseur. Date et heure de la validation. L'ensemble des signataires de cette commande sera visible dans le journal de bord.


Les boutons
Le passage de la souris sur un bouton indique son nom et le raccourci clavier associé.

[F6 - Enregistrer sous] : Enregistrement de la commande fournisseur sous un autre numéro.

[Shift F7 - Etat livraison ou facturation] : Affiche un état des livraisons de la commande. Ce bouton n'apparaît que dans le cas d'une commande livrée partiellement ou en totalité.

[Saisir la livraison] : Permet de saisir un bon de livraison directement. Ce bouton n'est affiché que dans le cas d'une commande non livrée en totalité.

[Clôturer la commande] : Permet de clôturer la commande. Cette dernière doit avoir le statut 'Validée' ou 'Livraison' et l'option doit être activée en configuration Progib. La commande passera en état 'Terminée' et les articles non livrés basculeront en 'Qt non liv' au sein du bon de livraison. 

[Suivi qualité] : Permet d'effectuer ou d'accéder à une évaluation qualité de la commande. Selon le mode de suivi qualité du fournisseur et selon le nombre de commandes, le bouton affiche une bulle d'aide différente :

    • Exécute la demande d'évaluation qualité systématique : Lorsque le fournisseur est en mode de suivi qualité « Systématique ». C'est-à-dire lorsque le champ « compteur » de la fiche type de suivi qualité, auquel est associé le fournisseur, est différent de 0 et qu'une demande d'évaluation va se déclenchée automatiquement (ou peut être demandée en cliquant sur ce bouton),
    • Affiche la fiche d'évaluation qualité dans le cas d'une « évaluation systématique » déjà saisie,
    • Exécute la demande d'évaluation qualité (non obligatoire car non « systématique ») : Lorsque le fournisseur est en mode de suivi qualité « A la demande ». C'est-à-dire lorsque le champ « compteur » de la fiche type de suivi qualité, auquel est associé le fournisseur, est égal à 0 et qu'une demande d'évaluation est donc à demander manuellement au moyen de ce bouton,
    • Affiche la fiche d'évaluation qualité dans le cas d'une fiche d' évaluation « à demander (non automatique) » déjà saisie,
    • Affiche la fiche d'évaluation qualité se trouvant en anomalie. « Anomalie » : Lorsqu'une fiche qualité a été demandée exceptionnellement lors de la livraison (problème de livraison par exemple) sans qu'il n'en ait été demandée dès la commande.

[F5 - Imprimer] : Imprime la commande en permettant de choisir le profil d'édition de commande.

[Shift F5 - Envoyer par fax] : Envoi la commande par télécopie en permettant de choisir le profil d'édition de commande fax.

[Ctrl F7 - Envoyer par mail] :  Envoi la commande par mail en permettant de choisir l'expéditeur et le destinataire. Le profil d'édition utilisé est le profil qui est défini par défaut pour la saisie de commande.

[F12 - Détail de la commande] : Détail de la commande fournisseur.

[Entrée - Validez] : Enregistrement avec ou sans validation de la commande fournisseur.

[Dévalider la commande] : Dévalidation de la commande fournisseur. Cette possibilité n'est offerte que si la commande n'est pas encore livrée.

[Shift F4 - Journal de bord de la commande] : Journal de bord de la commande fournisseur.

[Documents de la commande] : Permet d'accéder à la gestion documentaire de la commande.

[Demande de signature] : Permet d'effectuer la demande de signature auprès de(s) utilisateur(s) signataire(s). 

[Signature en attente] : Permet au(x) signataire(s) de signer la commande.

[acceptée] : Indique que la commande est signée totalement et permet d'accéder à l'état des signatures de la commande.

[Refusée] : Indique que la commande est réfusée par le(s) signataire(s) et permet d'accéder à l'état des signatures de la commande.. La commande doit être modifiée et le process de signature doit être refait.




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